Zasady Przetwarzania Danych Osobowych w Tyskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „Oskard”
Szanowni Państwo,
Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.
Niniejsze Zasady służą poinformowaniu członków Spółdzielni, klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).
Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem Państwa Danych Osobowych jest Tyska Spółdzielnia Mieszkaniowa "OSKARD" z siedzibą w Tychach, przy ul. Henryka Dąbrowskiego 39 (www.oskard.tychy.pl).
Jako Administrator Danych Osobowych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem iod@oskard.tychy.pl lub listownie na adres siedziby Spółdzielni.
Bezpieczeństwo Danych
W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.
Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.
Kategorie zbieranych danych osobowych
W związku z statutową działalnością prowadzoną przez Spółdzielnię informujemy, że w szczególności przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących kategoriach:
· Dane osobowe członków Spółdzielni
- w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
· Dane osobowe mieszkańców
- w celu obsługi nieruchomości. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych
· Dane osobowe dłużników
- w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
· Dane osobowe najemców, dzierżawców oraz zleceniobiorców
- celem realizacji zawartych umów. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
· Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym
- w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Informacje dotyczą osób/podmiotów, które brały udział w przeprowadzonym postępowaniu przetargowym. Dane te przetwarzamy na podstawie, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
· Dane uczestników zajęć w ramach działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej
- w celu prowadzenia przez Spółdzielnię statutowej działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej, a w szczególności prowadzenia zajęć edukacyjnych i kulturalnych oraz organizacji imprez i wyjść okolicznościowych. Dane te przetwarzamy na podstawie zgody uczestników, a w przypadku dzieci - ich opiekuna/opiekunów prawnych
· Dane dotyczące usterek i awarii
- w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. d).
· Monitoring wizyjny
- w celu ochrony osób i mienia (RODO art. 6 ust.1 lit. f). Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzamy przez okres nieprzekraczający 10 dni, chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku, okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).
· Rozmowy telefoniczne
- w celu bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta w Tyskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „OSKARD” została wprowadzona rejestracja połączeń przychodzących. Dane z zarejestrowanych połączeń przetwarzamy na podstawie RODO art. 6 ust.1 lit. f, przez okres nieprzekraczający 3- miesięcy chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku, okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).
· Korespondencja
- w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. c).
· Dane ogłoszeniodawców
- w celu emisji ogłoszeń za pośrednictwem kanału informacyjnego. Dane te przetwarzamy na podstawie umowy zawartej z emitentem ogłoszenia, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).
· Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatów do pracy
-w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dane te przetwarzamy na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy. Dane dotyczące kandydatów do pracy przetwarzamy na podstawie wyrażonej zgody.
Państwa dane osobowe są przetwarzane przez Spółdzielnię przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub okresu obowiązywania umowy.
Ponadto Państwa dane osobowe będą przechowywane ze względu na:
· obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych – przez czas ich trwania,
· bezpieczeństwa prawnego – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
· podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne,
· podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.
Obecnie Państwa dane przetwarzane w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszym Regulaminie.
W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.
Prawa osób w zakresie danych osobowych
Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:
· dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
· modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
· całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
· niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
· wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
· przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.
W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą, którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek możecie Państwo pobrać bezpośrednio ze strony Spółdzielni, łącze do dokumentu znajduje się na dole strony. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi nam szybką realizację zapytania.
Uzupełnione wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: oskard@oskard.tychy.pl podpisując elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem (ustawa z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej).
Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych osobowych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.
Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania i potwierdzenia tożsamości osoby wnioskującej, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.
Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne, zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.
Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnionej do odbioru, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.
W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych Osobowych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.
Dodatkowe Informacje
Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Niniejsze „Zasady przetwarzania danych osobowych w Tyskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „OSKARD” obowiązują od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszych Zasadach, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.